Для организации любого мероприятия нужен четкий план действий. Если вы собираетесь организовывать событие оффлайн, вы не можете себе позволить недочетов и недоработок, которые могут остаться незамеченными при организации онлайн событий. В прошлой статье мы начали рассматривать, из каких этапов состоит планирование любого оффлайн события.
Начало читайте в статье Организация оффлайн мероприятий (часть 1)
Этап 3.
Целевая страница мероприятия
На первом экране постарайтесь показать следующее:
- название конференции;
- время и место проведения
- основная концепция
- призыв к действию.
5 советов для создания call to action
Основные блоки, которые должны быть у вас на странице:
- Четко структурированная программа
- Организаторы
- Спонсоры
- Для кого будет полезно
-
Что участники получат в результате
- Если мероприятие регулярное — отзывы участников прошлого мероприятия.
- Контакты
Помните о:
- Призывы к действию
- Расположите несколько кнопок с призывами к регистрации в разных частях экрана.
- Информация для всех посетителей должна быть структурирована
У вас должен быть раздел для докладчиков, посетителей и прессы. Каждый пользователь должен легко найти нужную ему информацию — стоимость посещения, как стать спикером, требования к докладам, условия аккредитации.
- Отправка информации всем участникам конференции
Легче всего это сделать с помощью специализированных программ для email-рассылки. Например, SendExpert
- Форма регистрации должна быть очень простой и занимать минимальное количество времени
- Продвижение
Если ваше мероприятие масштабное, и вы начали его продвижение задолго до начала, вам необходимо подогревать интерес пользователей и общаться с ними. Лучше всего для этого подходят анонсы и мероприятия в социальных сетях и email-рассылки.
Этап 4
Докладчики
К отбору спикеров нужно отнестись очень внимательно, ведь они и являются лицом вашей конференции. Докладчики должны быть известными, хотя бы в узких кругах. Приглашая докладчика, необходимо четко представлять, какую пользу получит он от участия в вашем мероприятии. Не стесняйтесь проверять доклады! Вы хозяин конференции и для вас важно, чтобы тема доклада соответствовала содержанию. Если спикер заявляет рассмотрение кейса, а его доклад рассчитан на 40-минутную саморекламу — от такого выступления ваши посетители не получат ничего, кроме негативных эмоций. А в глазах посетителей виноват будет организатор. Поэтому, обязательно объявите срок сдачи докладов и презентаций, минимум, на неделю до конференции, чтобы вы могли их изучить, и, при необходимости, попросить внести правки.
Этап 5
Продвижение
На этом этапе вам необходимо, чтобы о вашем мероприятии узнала ваша целевая аудитория.
Для этого:
- cоставляем медиаплан;
- определяем ключевые СМИ;
- подбираем площадки для гостевых постов и статей;
- оуществляем поиск информационных партнеров и спонсоров.
Если начинать подготовку заблаговременно, и тщательно выполнять каждый этап из этого плана, ваша конференция пройдет без затруднений, и вызовет только положительные эмоции.
